I indledningen til referatet præciserer fuldmægtigen følgende:
Svaret er:
- møde emne.
- Tid og sted for dets møde.
- dets deltagere.
- Det undskyldende og det fraværende.
Introduktion til mødereferater er en vigtig del af journalføringsprocessen. Det er skrevet af forfatteren og indeholder detaljer såsom svaret, emnet for mødet, tidspunkt og sted for mødet og deltagerne. Navnet på den institution eller afdeling, hvor mødet er afholdt, er skrevet øverst til højre i referatet. Derefter følger pladens titel. Referatets brødtekst indeholder oplysninger om, hvad der blev drøftet under mødet, trufne beslutninger, fremsatte forslag og anbefalinger samt punkter i referatet. Mødedeltagere skal noteres, så deres bidrag kan dokumenteres. Endelig skal den påkrævede handling fastlægges ud fra, hvad der er blevet drøftet i henhold til de oplyste. Registrering af selskabets referater er ikke kun begrænset til bestyrelsesmøder, men også til andre officielle sammenkomster, da alle officielle optegnelser skal dokumenteres.
